KI-Superuser im Büro: Was Führungskräfte aus der Praxis lernen

Während weltweit über ein Moratorium der KI-Entwicklung diskutiert wird, nutzt die Mehrheit der Büroangestellten die Technologie weiterhin vor allem für Basisaufgaben. Laut einer im Oktober 2026 veröffentlichten Deloitte-Umfrage unter 25.000 Mitarbeitern setzen nur etwa ein Viertel der britischen Erwachsenen KI-Tools täglich für ihre Arbeit ein. Zu den beliebtesten Anwendungen zählen die Suche nach Informationen, das Verfassen von E-Mails, das Faktenchecken und das Erstellen von Zusammenfassungen.

Eine kleinere Gruppe hebt sich davon deutlich ab. Der „Work Trend Index"-Bericht von <a class="tvreplink" target="_blank" href="https://de.tradingview.com/symbols/Nasdaq%3AMSFT">Microsoft für 2026 beziffert den Anteil der KI-„Superuser" auf 16 Prozent der KI-Nutzer. Diese Gruppe hat ihr Arbeitsleben um die intensive Nutzung neuer Tools herum neu strukturiert.

Der Bericht identifiziert drei Merkmale, die Superuser definieren: Sie sind fortgeschrittene Nutzer von KI-Agenten, sie haben ihre Workflows neu gestaltet, um die Effizienz zu maximieren, und sie teilen ihr Wissen innerhalb ihrer gesamten Organisation. Was das konkret bedeutet, schildern mehrere Senior-Führungskräfte.

Die Details

Für manche Chefs fungiert ein KI-Agent wie ein Stabschef. Pamela Maynard, Chief AI Transformation Officer für Microsoft-Kunden- und Partnerlösungen, beschreibt ihren Agenten als Inhaber des „institutionellen Kontexts – meiner Prioritäten, meines Kalenders, dessen, was mir wichtig ist, sogar meiner Grenzen". Der Agent nutze dies, um sie „aufzustellen: indem er meine Woche gestaltet, Dinge hervorhebt, die meine Aufmerksamkeit benötigen, und sicherstellt, dass ich gut vorbereitet bin". Er gehe auch aktiv dagegen vor: „Er hat mich tatsächlich gefragt, warum ich an einem Sonntag Nachmittag gearbeitet habe, obwohl ich eigentlich bei Freunden oder meiner Familie hätte sein sollen."

Angela Tangas, Leiterin der britischen Marketingagentur Oliver, die zur KI- und Digital-Werbelandgruppe Brandtech gehört, verfügt über einen „Ask Ange"-Agenten – noch kein Avatar, aber eine nützliche erste Anlaufstelle für ihre direkten Berichtspflichtigen, wenn sie nicht verfügbar ist. „Es begann mit einigen der häufigsten Fragen, die ich beim Gespräch mit Kunden gestellt bekomme, sowie damit, wie ich typischerweise auf diese Fragen antworten würde, und wo ich Informationsquellen finde", sagt sie. Der Prozess läuft weiter: Konfrontiert man den Agenten mit etwas zu Komplexem, „bricht er ab" und verweist die Fragesteller an die echte CEO.

Bei der Kanzlei Lewis Silkin nutzt Senior Associate Jordan Quartey das spezialisierte KI-Tool Harvey für den Rechtsbereich, um mandantenspezifische Dateien zusammenzutragen, die frühere Ratschläge und Entscheidungen der Kanzlei sowie aktuelle E-Mail-Verläufe enthalten. Dadurch muss er in frühen Phasen nicht mehr ältere Kollegen um Rat fragen, sondern kommt durch das Lernen aus vergangenen Vorfällen und die Nutzung dieses Kontexts zur Entwicklung seines Urteilsvermögens allein weiter voran. „Es ist effizienter und eine bessere Art für mich, dazuzulernen", sagt er.

Ivan Zhao, Mitbegründer und CEO von Notion, einer Plattform für Zusammenarbeit und Produktivität, vergleicht den Wandel der Arbeitsmuster mit dem Unterschied zwischen einer Marschkapelle und einem Jazzensemble. „Die Marschkapelle entspricht der alten Arbeitsweise – alle in geschlossener Formation, derselben alten Partitur folgend, wobei viel Energie darauf verwendet wird, einfach in der Formation zu bleiben." Eine Jazzband hingegen „hat talentierte Menschen, die um ein gemeinsames Gefühl dafür improvisieren, wohin die Musik gehen soll".

Leanne Taylor, Chief Executive von Syspro, einem Softwarehersteller, sagt, wie viele Stunden sie spart, sei „die falsche Frage". Das KI-Tool ihres Unternehmens sei auf Unternehmensroutinen und Diskussionen trainiert, lerne aber auch, wie sie persönlich denkt und Entscheidungen trifft, und welche Prioritäten sie verfolgt. Es verstehe die „Sprache, die ich verwende, wenn ich etwas durchdenke, im Gegensatz zu der, wenn ich zu einem Schluss komme". Dies bedeute, dass die Technologie ihr helfen könne, bessere Entscheidungen zu treffen, die „reflektieren, wie ich führe, und nicht eine generische Version von Führung".

Hintergrund: Was bisher geschah

Bereits am 25.09.2026 berichtete aktien.news, dass KI-Agenten die Arbeitspraktiken interner Rechtsabteilungen in Europa verändern. Der Bericht „FT Innovative Lawyers 2026" für Europa dokumentierte, wie Juristinnen und Juristen zunehmend selbst KI-Agenten und Anwendungen entwickeln, um arbeitsintensive Aufgaben zu automatisieren. Ein prägnantes Beispiel war der niederländische Tech-Investor Prosus, der seine gesamte Belegschaft mit dem Ziel konfrontierte, 30.000 KI-Agenten zu entwickeln; bereits im Juni 2025 hatte Prosus eine „KI-first-Strategie" angekündigt.

Am 15.05.2026 berichtete aktien.news, dass australische Anwaltskanzleien den KI-Einsatz im Rechtssektor anführen. Während in den USA die US-Elitekanzlei Sullivan & Cromwell im April mit fehlerhaften, KI-generierten Insolvenzanträgen für Aufsehen gesorgt hatte, profilierten sich Kanzleien im Asien-Pazifik-Raum als Vorreiter bei der strukturierten und verantwortungsvollen KI-Integration. Am 31.07.2026 befasste sich eine Folge des FT-Podcasts mit der Frage, ob KI das globale Produktivitätsproblem lösen kann; zu Gast war der Stanford-Ökonomieprofessor Nick Bloom. Am 24.09.2026 zog aktien.news zudem Parallelen zwischen dem KI-Zeitalter und der englischen Schuhherstellung des 19. Jahrhunderts.

Was das für Anleger bedeutet

Die Berichte zeigen, dass die produktive Nutzung von KI-Agenten bislang auf eine Minderheit beschränkt ist. Für Anleger ist relevant, dass die Nachfrage nach KI-Tools im Büroalltag laut Deloitte-Umfrage überwiegend bei Basisaufgaben liegt – Informationssuche, E-Mail-Verfassen, Faktencheck und Zusammenfassungen. Die von Microsoft identifizierten Superuser setzen dagegen auf Agenten und neu gestaltete Workflows.

Berry Diepeveen, Senior Partner bei BCG und Leiter der Tech- und Digitalpraxis für Großbritannien, die Niederlande und Belgien, betont die Bedeutung ordnungsgemäßer Aufsicht. Er habe „virtuelle Teams, die tagtäglich für mich arbeiten". Zugleich warnt er: „Wenn ich viele KI-gestützte Inhalte erstelle, diese aber einfach rüberreiche und ein Mensch plötzlich mit dem Fünf-, Zehn- oder Fünfzehnfachen an Arbeitsvolumen konfrontiert wird, dann hat sich der Engpass natürlich nur verschoben." Diese Aussage verdeutlicht, dass Produktivitätsgewinne nicht automatisch entstehen.

Maynard formuliert die Erwartung so: „KI sollte uns mehr Raum für das Menschliche geben, nicht weniger." Die durch Effizienzgewinne eingesparte Zeit solle für „Beziehungen, Mentoring und die unordentlichen menschlichen Gespräche genutzt werden, die kein Agent für mich führen kann". Das eigentliche Risiko bestehe darin, „dass wir zulassen, dass die gewonnene Zeit leise mit weiteren Aufgaben aufgefüllt wird".

Ausblick

Konkrete Termine nennt der Quelltext nicht. Die beschriebenen Praktiken deuten jedoch auf eine schrittweise Verbreitung hin: Maynard lässt Meetings „mehr zählen", indem ein Agent Vorab-Briefings erledigt, sodass Teams die Zeit für „echte Gespräche" nutzen. „Die Zusammenfassungen und Follow-ups schreiben sich quasi von selbst, sodass die Zeit im Meetingraum den Menschen und nicht dem Prozess gehört."

Zhao zufolge haben die Mitarbeiter von Notion „langweilige Meetings" abgeschafft, weil „ein Agent zusammenfassen kann, welche Produkte diese Woche ausgeliefert wurden oder welche Verkäufe getätigt wurden". Das schaffe mehr Zeit für spontane Meetings, in denen man während des Mittagessens auf etwas stoße oder am Schreibtisch eines Kollegen vorbeigehe. Tangas misst den Nutzen nicht an gesparter Zeit, sondern daran, wie sie „als Führungskraft effektiver" wird. Sie beginnt den Tag mit einer KI-generierten Nachrichtenübersicht und bereitet Kundentreffen mit Agenten vor. Taylor von Syspro sagt: „Das Überraschendste an KI? Wie viel Spaß es macht."

Kurz erklärt

• KI-Agent: Software, die eigenständig Aufgaben ausführt und dabei Kontext sowie Vorgaben berücksichtigt.
• Workflow: Abfolge von Arbeitsschritten, in der eine Aufgabe im Unternehmen erledigt wird.
• Prompt: Eingabeanweisung, mit der ein Nutzer einem KI-System vorgibt, was es tun soll.