US-Steuererklärung per Post: Poststempel-Risiko kurz vor Fristablauf

Wer in den USA seine Steuererklärung für das Jahr 2025 per Post einreicht, sollte ein oft unterschätztes Detail kennen: den Poststempel. Der IRS – die amerikanische Steuerbehörde – akzeptiert jede Steuererklärung als fristgerecht, die am oder vor dem 15. April abgestempelt wurde, selbst wenn sie erst Tage später bei der Behörde eingeht. Doch genau dieser Mechanismus birgt aktuell ein erhöhtes Risiko.

Der Grund liegt in laufenden Umstrukturierungen beim U.S. Postal Service (USPS). Die Behörde modernisiert ihre Infrastruktur und saniert ihre Finanzen – mit direkten Auswirkungen auf die Bearbeitungszeiten. Laut einer am 24. Dezember in Kraft getretenen Regelung, die im Federal Register veröffentlicht wurde, rechnet der Postal Service mit zunehmenden Verzögerungen zwischen dem Aufgabedatum einer Sendung und dem tatsächlichen Datum des Poststempels.

Das Problem: Poststempel werden nicht am Schalter angebracht, sondern erst in regionalen Bearbeitungszentren. Durch reduzierte Abholungen an vielen Poststandorten und längere Transportzeiten „stimmt das Datum des Poststempels nicht zwangsläufig mit dem Datum überein, an dem der Postal Service die Sendung erstmals in Besitz genommen hat", heißt es in der Regelung. Der USPS betonte zwar, dass er die Art der Poststempelung nicht ändere – ergänzte jedoch sein Domestic Mail Manual um entsprechende Erläuterungen.

Strukturelle Veränderungen beim US-Postdienst

Eine im Dezember veröffentlichte Studie der Brookings Institution beleuchtet das Ausmaß der Veränderungen. Viele Postämter, die früher zweimal täglich Post an einen Knotenpunkt schickten, tun dies nun nur noch einmal morgens. Zudem befinden sich rund 26 Prozent der Postämter im Umkreis von 50 Meilen um ihr regionales Zentrum, während weitere 26 Prozent zwischen 150 und 500 Meilen entfernt liegen. Das Ergebnis: Ein Teil der Post bewegt sich erst am nächsten Tag durch das System – und vor Wochenenden oder Feiertagen kann es noch länger dauern.

Obwohl immer mehr Haushalte digitale Optionen nutzen, reichen nach wie vor Millionen Amerikaner ihre Steuererklärungen auf dem Postweg ein. Im Jahr 2025 wurden von den insgesamt 165,8 Millionen beim IRS eingegangenen Steuererklärungen rund 10,9 Millionen nicht elektronisch übermittelt. Im Jahr 2026 waren es bis zum 27. März bereits 1,6 Millionen nicht-elektronische Einreichungen von insgesamt 88,4 Millionen.

Hohe Strafen bei verspäteter Einreichung

Die finanziellen Konsequenzen einer verpassten Frist sind erheblich. Für individuelle Steuererklärungen (Formular 1040) beträgt die Strafe für verspätete Einreichung 5 Prozent der fälligen Steuer pro Monat oder Teilmonat der Verspätung – maximal 25 Prozent. Hinzu kommt eine Strafe für verspätete Zahlungen von 0,5 Prozent des unbezahlten Saldos pro Monat, ebenfalls begrenzt auf 25 Prozent. Auf unbezahlte Beträge fallen zudem täglich Zinsen an, berechnet auf Basis des kurzfristigen Bundeszinssatzes zuzüglich 3 Prozent.

Wer jedoch in den vorangegangenen drei Jahren seine Steuern fristgerecht eingereicht und bezahlt hat, kann einen Antrag auf Erlass der Strafen stellen.

Praktische Tipps für Steuerzahler

Wer seine Steuererklärung dennoch per Post versenden möchte, sollte folgende Punkte beachten:

• Nicht auf Freistempelungen oder Etiketten aus Selbstbedienungskiosken verlassen
• Einen Postangestellten bitten, die Sendung manuell abzustempeln – dies ist kostenlos
• Versand per Einschreiben (Certified Mail) in Betracht ziehen: Kosten 5,30 US-Dollar
• Alternativ: Ein Einlieferungsbeleg (Certificate of Mailing) für 2,40 US-Dollar als Nachweis des Versanddatums
• Private Zustelldienste nutzen, deren Korrespondenz der IRS ebenfalls akzeptiert

Für deutsche Anleger und Auswanderer mit US-Steuerpflicht ist dieses Thema besonders relevant. Wer Einkünfte in den USA erzielt oder dort steuerpflichtig ist, sollte die veränderten Postlaufzeiten ernst nehmen und im Zweifel auf elektronische Einreichung oder zertifizierte Versandoptionen setzen.