E-Rechnungen verpflichtend ab 2025
Einführung der neuen Regelung: So bereiten sich Unternehmen vor
Ab 2025 sind alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Regelung betrifft sämtliche Geschäftstransaktionen im B2B-Bereich. Die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung zielt darauf ab, Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen und den Rechnungsprozess zu modernisieren. Während die EU eine europaweite Pflicht frühestens bis 2030/32 plant, tritt die Regelung in Deutschland bereits ab 2025 in Kraft.
Die E-Rechnung muss dabei in einem maschinenlesbaren Dateiformat wie XML vorliegen und den EU-Standard EN 16931 erfüllen. PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnungen, da sie nicht den Anforderungen an die maschinenlesbare Struktur entsprechen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch Papier-Rechnungen erstellen, jedoch nur für Rechnungen unter 250 Euro oder wenn sie mit Verbrauchern Geschäfte tätigen. Auch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro bleibt die Papierform bis Ende 2027 zulässig.
Bereits seit 2020 gibt es in Deutschland E-Rechnungsstandards für den Austausch mit staatlichen Behörden, wie XRechnung und ZUGFeRD. Diese Standards ermöglichen eine weitgehend automatisierte Verarbeitung der Rechnungen. ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass Rechnungen sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen lesbar sind, während XRechnung rein maschinenlesbar ist.
Für Unternehmen, die international tätig sind, ist es wichtig zu beachten, dass die E-Rechnungsanforderungen von Land zu Land variieren können. Dies erfordert oft spezifische Lösungen, um die unterschiedlichen nationalen Standards zu erfüllen. Auch wenn der Versand von E-Rechnungen per E-Mail möglich ist, gibt es keine festen Vorgaben dazu. Einige Länder nutzen bereits die europäische Plattform Peppol, die verschlüsselte und nachverfolgbare Rechnungsübermittlung ermöglicht.
Falls Unternehmen ab 2025 keine E-Rechnungen empfangen können, wird dies keine direkten Bußgelder nach sich ziehen, jedoch praktische Probleme verursachen. Insbesondere können Unternehmen in solchen Fällen keine Vorsteuer geltend machen und könnten daher höhere Steuerbelastungen tragen. In der Übergangszeit bis 2027 könnten Unternehmen noch Papier-Rechnungen erhalten, weshalb eine klare Abstimmung mit Geschäftspartnern erforderlich ist.
Die Einführung der E-Rechnung könnte langfristig zu einer umfassenden Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse führen. Experten schätzen, dass dadurch Kosten im Rechnungsprozess gesenkt werden können. Allerdings zeigen aktuelle Berichte, dass viele Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, noch nicht ausreichend auf die Umstellung vorbereitet sind. Es wird erwartet, dass E-Rechnungen ab 2029 in Deutschland alltägliche Praxis werden.